Parmi tous les outils disponibles, je vais vous présenter ceux que je juge les plus efficaces, mes « Indispensables » à avoir au sein de sa boîte à outils. 1. Les outils de pilotage des délais du projet Le Gantt – représentation graphique du planning du projet L'un des rôles principaux du PMO est de mettre à disposition des intervenants du projet un planning partagé et consolidé par l'ensemble des acteurs. Afin de remplir cet objectif, le PMO détermine et ordonnance les tâches du projet, estime la charge ainsi que le profil de ressources nécessaires à la réalisation de celles-ci. La modélisation du réseau de tâches sous forme graphique peut se faire de différentes façons (Gantt, Pert, réseau des antécédents, etc. ), cependant, à mon goût la plus efficace reste la technique Gantt. Le diagramme de Gantt, du nom de son inventeur, Henry Gantt, permet graphiquement de renseigner et de situer dans le temps les phases, activités, tâches, jalons et ressources du projet. Suivant le niveau de maturité en gestion de projet des équipes, celui-ci peut également prendre en compte les livrables (jalons clés du projet), les collaborateurs sollicités, les budgets, etc. Mes choix d'outils: MS Project (Windows) Merlin (Mac) Le Diagramme Temps-Temps – Suivi des jalons du projet L'autre rôle majeur du PMO est de communiquer sur l'avancement du projet et l'atteinte des objectifs.
La magie du diagramme temps-temps, c'est: Une visualisation des jalons majeurs d'un projet; Un tableau de bord restreint au stricte nécessaire (les jalons); Un outil de pilotage des délais, simple et efficace; Un outil de reporting et de management visuel du projet; Une anticipation des retards potentiels des jalons futurs. Un fichier excel de diagramme temps-temps est disponible sur:
J'ai compilé dans cet article une liste de modèles d'analyse GANTT vierges téléchargeables aux formats Excel, Word, PowerPoint. Selon l'association of project management, le diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet qui permet la planification et l'organisation de projets de toutes tailles, particulièrement utile pour simplifier les projets complexes. Dans un diagramme de Gantt, les échéances et les tâches du projet sont converties en un diagramme à barres horizontales, affichant les dates de début et de fin, les dépendances, les échéances, ainsi que le pourcentage de réalisation par étape et par responsable. Cette méthode de gestion de projet datant des années 1890 permet ainsi de référencer sur un planning toutes les actions et tâches nécessaires à la réalisation d'un projet. Elle offre ainsi à chaque intervenant l'opportunité de visualiser la nature et le timing de ses interventions sur le projet de manière à pouvoir: Planifier, voire échelonner sa charge de travail; Simuler différents cycles de développement de projets; Vérifier l'avancement des tâches et des projets; Faciliter la collaboration des intervenants sur le projet; Corriger les prochains cycles de projets en fonction du réalisé.
Interprétation graphique Le Jalon 1 correspond au cas idéal sans replanification ni retard, donne une simple droite. Le Jalon 2 correspond au cas où il y a eu un retard de 15 jours (29 septembre au lieu du 14 septembre). La courbe glisse sur la droite à 45° jusqu'à la clôture du jalon. Le Jalon 3 montre le cas où il y a eu une replanification (suite au retard sur le jalon 2) Le Jalon 4 montre le cas de 2 replanifications successives à 2 mois d'intervalle.
La courbe à 45° modélise le présent au cours du temps, puisqu'elle est la séparation entre les jalons futurs (partie supérieure du graphique) et les jalons achevés ou réalisés. Si la courbe d'un jalon évolue horizontalement, c'est que sa date prévisionnelle n'a jamais été révisée. Si la courbe d'un jalon monte, c'est que sa date prévisionnelle a été décalée à plus tard. Lorsque la courbe d'un jalon baisse, c'est que sa date prévisionnelle a été décalée à plus tôt. Ceci explique pourquoi la droite à 45° joue le rôle d'asymptote tant que le jalon n'a pas été réalisé/achevé. Ensuite il y a deux écoles: Soit on estime que les courbes ne peuvent pas passer au travers de la courbe à 45°. Et donc la partie située sous la diagonale ne sert jamais. Soit on juge que les courbes passent au travers de la courbe à 45° quand les jalons sont réalisés/achevés. Personnellement, je pense qu'il est préférable d'être le plus précis possible (je serais donc de la seconde école) et j'ajouterais même des pointillés pour rappeler la date prévisionnelle initiale des jalons (la baseline).
Diagramme de temps Le diagramme de temps ou Courbe à 45° est un outil de suivi d'avancement (délais et décalages) utilisée en gestion de projet. Elle informe à tout moment sur le degré de respect des jalons du projet. Le diagramme de temps est un graphique possédant deux axes: l'axe des abscisses correspond aux dates de mise à jour des jalons, et l'axe des ordonnées aux dates prévisionnelles des jalons. Chaque point porté sur le graphique représente la date prévue de réalisation d'un jalon (Y) telle qu'elle était estimée à un moment donné du projet (X). Ce graphique conserve donc la mémoire des annonces de dates prévisionnelles des jalons d'un projet. C'est pourquoi il permet de détecter les décalages d'un projet. La courbe à 45° est en fait la droite Y = X, et correspond à des évènements dont la date prévisionnelle de réalisation ou d'achèvement (Y) et celle du jour où on en fait la révision (X) sont identiques (que le jalon soit réalisé/achevé ou non). La courbe à 45° modélise le présent au cours du temps, puisqu'elle est la séparation entre les jalons futurs (partie supérieure du graphique) et les jalons achevés ou réalisés (ayant atteint la courbe à 45°).
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