La présence systématique de marchandises de mauvaise qualité ou endommagées peut vous amener à vérifier si le fournisseur convient à votre entreprise. Elle peut également inciter à revoir les procédures d'enregistrement qui permettent aux marchandises défectueuses de passer la première inspection. Cela complète un audit fournisseur et peut par exemple influencer la politique d'achat de votre entreprise. La traçabilité La communication entre votre entreprise et vos fournisseurs ainsi que les communications internes doivent être vérifiées. Cela aide à s'assurer qu'elles sont exactes et justifiées. Lors de votre audit des achats, vous devez porter l'attention sur la transmission des informations de vos clients internes. Souvent les non-conformités des audits sont causées par des échanges sur boîte mails. Bien que l'information est électronique et tracée, elle n'est pas transparente. Et retrouver cette information est coûteuse donc préjudiciable pour l'entreprise. C'est également parfaire une gestion des risques, car cet exercice peut révéler des fournisseurs n'aient pas été notifiés officiellement de leurs livraisons défectueuses de produits ou de qualité inférieure.
Les points importants à considérer lors de l'audit fournisseur Au moment d'effectuer un audit de fournisseur, quelques éléments nécessaires à la bonne conduite de l'entreprise doivent être étudiés. N'oubliez jamais que la gestion fournisseur, la gestion de stock et l'approvisionnement sont interdépendants. Ils garantissent le bon fonctionnement de l'entreprise parce qu'ils assurent la création de produits de haute qualité. Il est impératif de faire des recherches avant même la réalisation des audits pour bien sélectionner les fournisseurs. Il est tout à fait possible de préparer une checklist de contrôles hiérarchisée des points à examiner avant d'enclencher le processus d'audit. Ces travaux assurent une maîtrise des risques propres à votre politique achat. Vérifiez la réputation du fournisseur sur internet pour voir s'il correspond à vos valeurs et s'il est en mesure de répondre à vos besoins. Bien connaître le statut d'un fournisseur est indispensable afin de déterminer s'il est sous-traitant ou un acteur majoritaire dans son entreprise.
L'audit des procédures achats définies dans l'entreprise est souvent nécessaire, quand il n'est pas tout simplement imposé par une démarche de certification. De l'audit de conformité à celui d'efficacité, en passant par l'audit de qualité, les exigences de cet exercice ne sont pas les mêmes. Je m'abonne Pour maintenir, voire développer, l'efficacité de ses achats, une entreprise à tout intérêt à réaliser un audit régulier de ses processus achats, au moins une fois par an. Sauf dans le cadre d'une certification, la démarche n'est pas obligatoire, mais vivement conseillée pour gagner en maturité. L'audit peut être réalisé en interne, par des acheteurs expérimentés, ou par des prestataires externes. Quelle que soit la forme retenue, on distingue généralement trois niveaux d'audits. Dans le premier cas, dit «de conformité», l'auditeur vérifie simplement que les procédures achats qui ont été définies au préalable par l'entreprise sont bien appliquées par tous les acheteurs. Ce type d'audit permet de maintenir une certaine pression quant au respect de ces procédures qui, par définition, doivent être écrites.
L'action de l'Auditeur Fournisseurs contribue à la construction et à la pérennisation de partenariats fiables et durables entre un donneur d'ordres et son/ses fournisseurs(s). L'audit seconde partie permet d'impliquer les fournisseurs et/ou partenaires (voire dans certains cas des franchisés ou distributeurs) dans une démarche partagée d'amélioration continue en mettant en œuvre des plans de progrès. L'audit des fournisseurs permet aussi de choisir les fournisseurs et/ou partenaires les plus performants, d'évaluer leur fiabilité et de détecter les risques associés. Qu'est-ce qu'un Auditeur Fournisseurs? L'Auditeur Qualité Fournisseur peut être un auditeur interne à l'entreprise (Acheteur, Responsable Qualité Fournisseur, Technicien Qualité, etc. ), ou bien un auditeur externe. Il intervient aux différentes étapes de la relation entre un client (ou prospect) et un fournisseur (ou partenaire). L'Auditeur Fournisseurs est susceptible d'entrer en scène dès la phase de sélection d'un nouveau fournisseur/partenaire, mais aussi au terme d'un contrat de biens ou de services pour déterminer s'il s'agit de le renouveler ou non.
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