Tout un chapitre est consacré au répondeur téléphonique, son utilisation, la structure d'une annonce d'accueil, les différents messages vocaux et la gestion des messages. Nous y trouverons également un mode d'emploi pour rédiger et pérenniser notre charte d'accueil téléphonique. Véritable guide pratique d'autoformation, ce mode d'emploi pour bien répondre au téléphone est, également, une ressource pour les animateurs de formation professionnelle continue, les professeurs d'écoles de commerce (HEC, ESSEC, Sup de Co, …) et leurs étudiants, futurs chefs d'entreprise. SOMMAIRE du livre
Les 4 bonnes pratiques de la charte d'accueil téléphonique 1. Décrocher avant la 3 ème sonnerie Si votre interlocuteur attend trop avant que vous décrochiez, l'agacement et l'impatience n'en seront que plus importants et il sera plus difficile d'établir le dialogue. Il est important de prouver que l'entreprise est réactive et disponible, ne serait-ce que pour que la première impression soit bonne. 2. Ecouter activement L'objectif est de comprendre exactement l'objet de chaque appel, Qu'est-ce que l'interlocuteur doit résoudre? Pourquoi il a rencontré ce problème? Quel est son niveau d'information? Existe-t-il un problème sous-jacent? Un maximum de questions ouvertes doivent être posées et la prise de notes est impérative pour un suivi parfait. L'objectif est de renseigner l'appelant avec toutes les précisions dont il peut avoir besoin. En ne répondant pas précisément à la question posée, ou en ayant des arguments totalement déconnectés de ses réels besoins, vous devenez totalement inefficace.
Qu'est-ce qu'une charte d'accueil téléphonique? Pourquoi doit-elle être rédigée par le personnel de l'accueil téléphonique? Comment la pérenniser pour garantir un bon accueil au téléphone? La charte de l'accueil téléphonique Etablir une charte d'accueil téléphonique Une bonne charte doit être le résultat d'une réflexion menée par le personnel de l'accueil téléphonique. Elle ne peut en aucun cas être imposée. Cette charte recense les engagements pris, généralement lors d'une formation, par les acteurs de l'accueil téléphonique. Un engagement est une promesse explicite faite à l'ensemble de nos interlocuteurs (clients, fournisseurs, personnel de l'entreprise) sur un niveau de qualité de service au téléphone. Un engagement doit être connu de ses bénéficiaires et se mesure sur la base d'indicateurs préalablement définis. Voici un exemple de charte d'accueil téléphonique établi pour un besoin particulier. Il ne s'agit en aucun cas d'un modèle type. Elle doit être signée par ses auteurs. LES DIX ENGAGEMENTS DU SERVICE ACCUEIL TELEPHONIQUE Nous nous engageons à - Décrocher à la troisième sonnerie en souriant, - Nous présenter systématiquement à chaque appel téléphonique en déclinant le nom de l'entreprise, nos prénom et nom et un « bonjour!
Charte d'accueil téléphonique, qu'est-ce que c'est? Pour un accueil téléphonique de qualité, il faut une charte téléphonique qui engage tous les membres de votre équipe, l'image de votre entreprise en dépend. La charte téléphonique est un guide qui régule et oriente la communication au cours d'un entretien téléphonique. Son caractère permanent n'empêche pas qu'il soit évolutif dans le temps. La charte d'accueil téléphonique doit tenir compte du cadre de l'entreprise, du secteur d'activité, des valeurs que vous véhiculez et tenir compte des attentes des clients. L'infographie sur la charte d'accueil téléphonique Les avantages d'une charte d'accueil téléphonique Avoir un accueil personnalisé de l'entreprise et valoriser son image; Définir une procédure de sorte que, même si le personnel change, l'accueil reste le même; Être impliqué dans la communication de l'entreprise; Bien gérer les entretiens téléphoniques. Voici 8 bonnes pratiques d'une charte d'accueil téléphonique Même si la charte d'accueil téléphonique est propre à chaque entreprise, il reste des actions qui sont communes à toutes les chartes d'accueil.
• Mettre en place les outils d'évaluation de la démarche. Il convient de se donner des indicateurs de suivi pour chaque engagement pris. Si par exemple, nous nous engageons à nous présenter systématiquement lors de chaque appel avec le nom de notre entreprise, notre prénom, notre nom, suivi d'un « bonjour! », nous devons mettre en place un moyen de contrôle pour mesurer nos succès. Des appels mystères peuvent remplir cette fonction. Ils doivent être quantifiés sur une période donnée. Pour mesurer des temps de réponse et délai de décroché moyens, il faut se brancher sur l'autocommutateur. La mesure consiste à déterminer, sur le total des appels reçus, la part des appels non aboutis, c'est-à-dire n'ayant donné lieu à aucune réponse humaine au bout de 5 sonneries ou d'une minute de disque. Une distinction est opérée entre les appels non aboutis pour cause d'occupation de la ligne (ou de surcharge du standard) et ceux non aboutis pour cause de non réponse. Attention! Nous ne mesurons pas pour traquer un coupable (évitons le syndrome du « flicage ») mais pour progresser dans notre qualité d'accueil téléphonique.
Certains besoins sont (pour l'instant) uniquement réalisable par l'humain. Par exemple on peut imaginer qu'il réalise des devis sur mesure, néanmoins si les spécificités sont trop importantes il va rencontrer des limites. L'agent conversationnel peut alors passer la main à un agent humain qui sera plus à même de répondre à des questions plus techniques. Idem, si le client préfère discuter avec un agent humain, il suffit qu'il exprime son souhait pour que le robot passe le relais. Conclusion Lorsqu'un client ou un prospect vous appelle, ce n'est pas par hasard. L'accueil téléphonique compte parmi les éléments les plus stratégiques de votre relation clients. A lui seul il intervient à chaque étape du parcours client: réponses aux questions des prospects, réceptions des appels des clients fidèles, réponses aux demandes de devis, gestion des réclamations, etc. A chacune de ces étapes c'est votre image de marque qui est remise en jeu. Une personne mécontente de son échange téléphonique est une personne qui ne vous recommandera pas (voire pire, vous déconseillera).
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