Il est impératif de trouver la destination idéale pour que le trajet et le séjour soient mémorables pour vos collaborateurs. Une fois que vous avez mis au point tous ces détails, vous devez choisir le type de transport pour le trajet. Il est conseillé de choisir le moyen de transport en fonction de la situation géographique de la destination et du budget alloué. Vous devez par la suite vous occuper de trouver le lieu d'hébergement et de restauration. Il faut favoriser un hébergement à proximité du centre-ville, si vous avez planifié une réunion d'affaires en ville. Il est possible de loger vos collaborateurs en villages vacances ou en résidence de tourisme, selon la période et la destination. Dans la mesure du possible, privilégier les hôtels proposant une formule en demi-pension ou en pension complète. Cela vous allégera des contraintes liées à une restauration en extérieur: choix du restaurant, déplacements supplémentaires, temps d'attente, etc.
1 e civ. 29-3-2017 n° 15-26. 766 F-PB). Les critères retenus ici par les juges du fond, auxquels la Cour de cassation reconnaît un pouvoir souverain d'appréciation, pour qualifier le comité de « professionnel du tourisme » étaient notamment les suivants: immatriculation du comité en qualité d'opérateur de voyages (pas pour l'opération en cause), recueil par lui des inscriptions des salariés, négociation du prix du voyage dans l'intérêt de ses adhérents et signature du contrat avec l'agence. À noter que l'argument de l'absence de poursuite de but lucratif par le comité a été écarté par les juges du fond comme non vérifié (le CE pouvait dégager une marge brute) et surtout non pertinent. Un comité qui organise des voyages ne sera pas nécessairement taxé de professionnel du tourisme. Il reste que ces critères sont, en pratique, assez fréquemment remplis. On ne peut donc que recommander aux comités, pour se prémunir contre de tels accidents, la plus grande vigilance lors de la sélection de leurs partenaires.
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