L'instruction interministérielle du 17 juin 2021 a modifié les conditions d'application du caractère collectif et obligatoire des régimes frais de santé et prévoyance en cas de suspension du contrat de travail rémunéré d'un salarié. Cette nouvelle évolution réglementaire a un impact sur le contenu de votre acte de mise en place, que vous devez adapter avec les dispositions de l'instruction précitée. Quelles démarches devez-vous effectuer pour être en conformité? Que dit cette nouvelle évolution réglementaire? Tous les salariés dont le contrat de travail était suspendu, qui bénéficiaient d'un revenu de remplacement de la part de leur employeur, devront continuer à bénéficier du régime frais de santé et/ou prévoyance, dans les mêmes conditions que les salariés actifs. Autrement dit, il doit y avoir maintien des cotisations et prestations durant cette période de suspension du contrat de travail rémunéré. En pratique, cela concerne vos salariés: placés en activité partielle et qui perçoivent de votre part une indemnité légale, voire complémentaire (ex: périodes de chômage partiel déclenchées lors de la crise sanitaire); en congé rémunéré (ex: congé de reclassement, congé de mobilité, …).
Comment vous mettre en conformité? Pour conserver le caractère collectif et obligatoire du régime (et donc les exonérations de charges sociales en découlant), vous devez également mettre en conformité l'acte de mise en place du régime: avant le 1 er juillet 2022 pour la DUE; avant le 1 er janvier 2025 dans le cas d'un accord de branche, d'une convention collective, d'un accord d'entreprise ou référendum. En l'absence de mise en conformité des actes de mise en place, passées ces échéances, le caractère collectif des garanties et l'exonération des charges sociales pourraient être remis en cause. À noter: lorsque vous modifiez l'acte de mise en place de votre régime, vous devez respecter un certain formalisme, et avez notamment l'obligation d'informer vos salariés des modifications apportées. Quelles modifications à apporter? Vous trouverez ci-après, à titre informatif, une proposition de modification à intégrer dans votre acte de mise en place (DUE ou accord collectif) afin de respecter les dispositions de l'instruction préalablement exposées.
Le projet d'accord soumis par référendum aux salariés doit être ratifié à la majorité des électeurs inscrits et non à la simple majorité des suffrages exprimés ou des votants; soit par décision unilatérale de l'employeur constatée dans un écrit remis par lui à chaque bénéficiaire des garanties. Enfin, la mutuelle doit prévoir le maintien des garanties pour les anciens salariés. Les salariés dont le contrat de travail est rompu et qui sont indemnisés par Pôle emploi (sauf départ pour faute lourde) doivent pouvoir bénéficier à titre gratuit d'un maintien de leur couverture santé pendant la période de chômage, dans la limite du ou des dernier(s) contrat(s) de travail. Mise en place d'une mutuelle: les erreurs à éviter Dès aujourd'hui, vérifiez que votre mutuelle respecte les futures obligations en matière de contrat responsable. Tout contrat de mutuelle signé (ou tous les règlements ou bulletins d'adhésion souscrits ou renouvelés) à compter du 1er avril 2015 doit respecter les critères des contrats responsables pour bénéficier des exonérations sociales.
La conformité dans le secteur de l'assurance concerne le respect des règles et des normes en matière de capitaux propres, de sécurité financière et de protection de la clientèle. Tous les acteurs du monde de l'assurance sont concernés et doivent répondre aux exigences des autorités de contrôle. Ce respect de la conformité a entraîné des prises de conscience au sein des entreprises de mutuelles et des sociétés d'assurance. La prise en compte de tous les aspects a certes occasionné certaines lourdeurs administratives importantes, mais aussi des réorganisations internes et la création de nouveaux métiers. Elle implique également une mise en confiance des clients tout au long de la relation commerciale. Quand on parle de contrôle de la conformité au sein des assurances, de quoi parle-t-on exactement? 1. Contrôle de la conformité, le contexte Pourquoi le contrôle de la conformité est-il nécessaire? La régulation des assurances existe depuis leur création en 1815. Les sociétés d'assurance et les entreprises mutuelles sont soumises à une multitude d'autorités administratives nationales et supranationales.
Le texte a prévu des cas de dispense d'affiliation à ce nouveau régime (fixés par l'arrêté du 26/03/2012).
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