Gestion documentaire et management de la qualité Maîtrisez et tracez votre gestion documentaire qualité. Notre application GED est conforme au FDA 21 CFR Part 11. L'application GED Qualité (gestion électronique des documents qualité) de GxpManager facilite la gestion de vos flux de documents en environnement fortement réglementé. Vous profitez de fonctionnalités Compliance (traçabilité, signature électronique, versioning, gestion des droits et accès…) pour optimiser le cycle de validation et de diffusion de votre documentation. Vue d'ensemble Fonctionnalités clés Ressources Vue d'ensemble Fonctionnalités clés Ressources Pourquoi choisir un modèle d'application Serveurs situés en France. Data Centers certifiés ISO27001:2013 On construit avec vous votre application Possibilités d'adaptation illimitées Garantir la conformité réglementaire et la sécurité des données
Apports La gestion documentaire regroupe toutes les techniques permettant de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l'entreprise. Elle s'inscrit dans un processus métier de travail collaboratif, de capitalisation et d'échanges d'informations. Dans le cadre d'une GED, Thomas Choppy définit la gestion documentaire comme: « prendre en charge le stockage, le partage et la restitution de documents électroniques. Il s'agit majoritairement de systèmes gérant des fichiers incluant un fond (le contenu informatif) et une forme (l'enveloppe de présentation) ». Centralisation de l'information Permet la conservation de l'ensemble des documents (contrats, courriers, emails, etc. ) dans un système unique et centralisé apporte les avantages suivants: Gain de place -> l'informatisation des archives Gain de réactivité -> consultation instantanée de tous types de documents qualité -> aucun risque de perdre des informations ou de transmettre des documents erronés ou non mis à jour.
12 – Utiliser un outil BPM moderne Le dernier point essentiel à une bonne gestion documentaire des processus est l'utilisation de logiciels BPM dont l'utilisation est facile et intuitive. Ils faciliteront grandement le travail de gestion documentaire des processus, ainsi que le partage d'idées et la visualisation des flux et des diagrammes. Connaissez-vous d'autres bonnes pratiques à appliquer à la gestion documentaire des processus? Postez un commentaire et partagez vos connaissances avec nos lecteurs.
Si les bienfaits d'une gestion documentaire qualité structurée sont indéniables, la version de l'ISO 9001 chahute quelque peu les habitudes. Quelles sont ses évolutions? Par quel moyen s'y adapter? Si ces questions vous concernent, vous êtes au bon endroit pour vous mettre à jour avant le prochain passage de l'auditeur. Système documentaire, qu'est ce que c'est? Un système documentaire est un dispositif dont la structure et l'organisation est composée de documents de natures différentes. On y retrouve donc une multitude de supports d'informations d'origines diverses et variées: Documents, procédures, instructions, fiches techniques voire même des modes opératoires. Ces derniers sont traditionnellement rattachés à un système de gestion (Qualité, Production, Santé et Sécurité, etc…). On peut qualifier cet ensemble de "système documentaire" dès lors que ces documents sont rattachés à ces systèmes. ISO 9001 version 2015: Quelle évolution? La notion de procédures obligatoires ainsi que le manuel qualité disparaissent!
traçabilité -> vision synthétique de l'ensemble des documents soumis au circuit de validation, savoir où en est la gestion d'un document ou qui a travaillé dessus. Qualité -> s'assurer que le processus est bien suivi. Il faut savoir que la gestion documentaire fait partie des processus qualité ( ISO 9001 -> chapitres 4. 2. 3 / 4. 4). La série des normes ISO 9000 est relative à la gestion de la qualité. Elle pose des exigences en matière d'organisation pour un système de gestion de la qualité efficace. Suite [GED vs ECM] >>>
8 – Compter sur les bonnes personnes lors des réunions Les réunions de conception et de cartographie des processus doivent rassembler exclusivement sur le personnel travaillant sur le processus analysé ou en lien direct avec celui-ci. Ces personnes, grâce à leurs expériences respectives, seront en mesure de contribuer à la réunion et d'émettre des avis pertinents. Jetez un coup d'oeil à l'article: 11 étapes pour apprendre à faire une cartographie des processus métiers. 9 – Déterminer le niveau d'information en profondeur Veillez à ne pas trop détailler la documentation. Pour cela, reprenez connaissance des objectifs que vous souhaitez atteindre. Gardez à l'esprit qu'il existe un niveau d'information nécessaire et suffisant auquel risque de s'ajouter des éléments inutiles. Il est fortement recommandé pour parvenir à un consensus sur la documentation finale de réunir les équipes aussi souvent que nécessaire plutôt que d'essayer de trouver un accord en une seule réunion qui pourrait devenir interminable et source de démotivation pour les équipes.
Elle stipule uniquement que certaines informations doivent être présentes (comme la date, le titre, l'auteur, etc…), il est donc primordiale de conserver l'intégralité des informations ou références antérieurement rassemblées dans les cartouches et de manière plus générale sur la page de garde des documents du système documentaire. La liberté en termes de mise en forme de l'information vous permet de la structurer de la manière qui convient le mieux à votre réalité, vous permettant donc de faire apparaître ces références comme bon vous semble. Pour ne pas commettre d'erreurs, un grand nombre d'entreprises décident dans un premier temps de conserver cette page de garde. À mon sens, il peut être intéressant de réaliser des logigrammes ou des schémas pour remplacer toute la partie texte par exemple. À l'aide de ces logigrammes ou schémas, l'information est plus facile à comprendre et à visualiser, encourageant donc vos collaborateurs à consulter le système documentaire. Bien trop souvent, les remontées d'informations sous forme de texte brut représentent un contenu lourd et peu encourageant à exploiter.
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