Le papier est loin d'être encore la norme en matière de contractualisation. Contrats de travail et avenants sont eux aussi dématérialisés, en accord avec l'article 1174 du Code Civil. Depuis 2001, la signature électronique des contrats de travail possède la même valeur probante qu'une signature manuscrite. En 2016, le règlement eIDAS a renforcé la réglementation et unifié le cadre applicable au niveau européen. Pour être reconnue, la signature électronique doit toutefois respecter certaines conditions, à savoir: garantir l'intégrité du contrat de travail, inclure un système d' identification du signataire, apposer un certificat électronique sur le document. Le contrat de travail dématérialisé répond ainsi aux enjeux d'agilité et de maîtrise des risques documentaires de la fonction RH. Les directions RH peuvent par conséquent: se montrer plus rapide pour capter les bons talents et finaliser les recrutements dans les meilleurs délais; être plus réactive, y compris en situation de mobilité ou de travail à distance; réduire jusqu'à 50% les couts de traitement de leurs contrats; maîtriser la sécurité et la confidentialité des contrats de travail.
1366). Signature électronique. - Qui dit contrat électronique, dit signature électronique. Une signature électronique valable suppose d'utiliser un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, suivant des modalités techniques définies réglementairement (c. 1367; décret 2001-272 du 30 mars 2001, JO du 31). Concrètement, pour mettre en place l'informatisation des contrats de travail, l'employeur s'adresse à un prestataire de services de certification électronique remplissant toutes les conditions requises. Une fois son système mis en place, la signature du contrat de travail se fait à distance via une messagerie électronique ou une plateforme dédiée. Un rendez-vous avec le futur salarié pour signer le contrat ou une impression avant de l'envoyer par courrier ne sont plus nécessaires.
La dématérialisation du contrat de travail suit donc une logique de digitalisation des flux entre salariés et RH pour apporter aux RH des gains de productivité évidents. Pour le salarié, la qualité de service apportée par l'entreprise est elle aussi accrue avec la consultation, l'archivage et la sécurisation de ses documents RH sur son coffre-fort numérique. La dématérialisation du contrat de travail: un vrai plus pour l'entreprise L'automatisation et la standardisation des contrats de travail sans passer par l'étape papier améliore la réactivité des RH et leur permet de se concentrer sur des enjeux plus stratégiques. Gain de temps et d'argent, diminution des tâches à faibles valeur ajoutée, les bénéfices pour les RH sont nombreux et immédiats, tout comme l'ensemble des processus de dématérialisation RH. Les solutions PeopleDoc de dématérialisation du contrat de travail Découvrez l'ensemble des solutions de dématérialisation RH PeopleDoc, plateforme en mode SaaS de transformation digitale RH de l'entreprise.
Entre 2015 et 2018, le nombre de coffres-forts numériques a augmenté de 86, 6% dans les grandes entreprises*. Les processus d'évaluation de performance des salariés sont eux aussi en pleine mutation, passant maintenant par des applications web. L'édition et la gestion des contrats reste quant à elle très peu dématérialisée. Pourquoi? Plusieurs raisons peuvent expliquer cet écart. Tout d'abord, les directions des ressources humaines se concentrent sur les processus qui auront le plus fort ROI en étant dématérialisés. A leurs yeux, la numérisation des bulletins de paie, imprimés et envoyés chaque mois à des milliers de salariés, sont un moyen de générer des économies rapides et conséquentes. C'est le même constat pour le vote électronique ou les notes de frais. Pour les DRH, la dématérialisation des documents n'est pas suffisamment "rentable". Ils se contentent donc de leurs outils imparfaits, au risque d'être confrontés à des problèmes réglementaires par exemple. En effet, un contrat mal conçu ou pas réceptionné dans les temps aura potentiellement de lourdes conséquences pour les RH que ce soit juridiquement ou financièrement.
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