Le Déroulement D'un Audit D'organisation

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July 31, 2024

Audit organisationnel: définition et objectifs L' audit organisationnel est un ensemble de méthodes d'analyse portant sur l'organisation interne d'une entreprise. Il permet de déceler les forces et les faiblesses de l'entreprise dans toutes ses dimensions. Cet audit concerne le nombre des salariés, la répartition du travail, le circuit d'information et de communication, l'organisation de la hiérarchie, les procédures d'intégration, les règlementations intérieures et bien plus encore. Réaliser une grille d'audit interne efficace. En plus de l' analyse des forces et des faiblesses, l' audit organisationnel met également en avant les failles au niveau des procédures de fonctionnement. Son intérêt est de déterminer les solutions et les nouvelles approches pour y remédier. Les objectifs de l'audit organisationnel tendent vers l'amélioration en continu de l'organisation et du fonctionnement général de l'entreprise. Cela passe par: L'ajout de nouveaux outils; La modification des organigrammes; Le retrait des éléments défaillants; L'amélioration du système de communication; ETc.

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Une rupture de charge dans le processus entre les gestionnaires de commande (front office) et l'administration des ventes (back office), séparé ainsi autrefois en raison des différences de compétence entre les agents. Un alignement des compétences entre le back office et le front office du fait du renouvellement des collaborateurs. Audit organisationnel exemple.com. Le résultat du diagnostic suggère de regrouper les back office et front office en un seul service afin de fluidifier le processus et de mieux gérer charge et capacité. L'entreprise met en œuvre les recommandations et pourra absorber 50% de commandes en plus avec deux personnes en moins, qui seront affectées à d'autre taches dans l'entreprise. Le temps de traitement d'une commande passe de deux semaines à 2 jours. Cet exemple de diagnostic organisationnel confirme qu'il peut être judicieux de réaliser ce type de diagnostic en préalable d'une phase de croissance d'activité, afin d'anticiper les changements d'organisation qui permettront d'y faire face.

Audit Organisationnel Exemple 2

Cet exemple de diagnostic organisationnel, réalisé sur un service administratif d'une entreprise industrielle illustre les méthodes employées, les conclusions et les bénéfices que peut apporter le diagnostic. Comment se déroule l'audit organisationnel ?. Une entreprise connait des difficultés d'organisation au sein de son service commercial (ventes et administration des ventes), regroupant 60 personnes. La croissance de l'activité engendre une forte tension sur le processus d'enregistrement des commandes et les chefs de groupes souhaitent que les effectifs de gestionnaires de commande croissent afin de soutenir la demande. Avant de prendre tout décision, le directeur souhaite mener un diagnostic organisationnel sur le service commercial afin de trouver des opportunités d'amélioration, portant notamment sur l'efficacité de ce processus.

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Dire qu'une fois l'ensemble des données collectées, il ne "resterait qu'à" rédiger le rapport serait un peu facile. Pour autant, la formulation d'un rapport n'est pas une activité complexe si vous disposez de quelques points de repère. Découvrez-les dans ce chapitre! Tout d'abord, le rapport d'audit, comme beaucoup d'écrits, ne se rédige pas en une seule fois: il nécessite de fixer d'abord une structure, de rédiger une première version ensuite pour enfin apporter des améliorations. Suivez un plan pour votre rapport d'audit Vous allez rédiger votre rapport d'audit pour un public: les commanditaires au minimum, et, en fonction des règles de diffusion, d'autres personnes. Ces destinataires ont intérêt à se retrouver rapidement dans le rapport et à comprendre le chemin de pensée que vous développez. Audit organisationnel exemple. Le plan est donc un repère pour le lecteur. Or, de quels repères a-t-il besoin dans votre rapport? Il doit comprendre pourquoi ce rapport existe. Vous allez lui remettre l'audit en perspective: origine de l'audit (fait générateur) et objectifs de l'audit (issus de la lettre de mission).

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Notez sur votre grille le nom (numéro de document, titre... ) des preuves observées et si celles-ci sont conformes par rapport aux critères d'audit. C'est à partir de ces retours que vous allez notifier les non-conformités et les améliorations, et pouvoir rendre ainsi vos conclusions par rapport aux objectifs de l'audit. Exemple de diagnostic organisationnel - Eiphedeïx conseil. - Réunion de clôture La réunion de clôture va vous permettre d'exposer aux audités vos conclusions (conformité ou non par rapport aux objectifs d'audit), les non-conformités, les améliorations et les points forts. Toutes ces informations seront disponibles sur le rapport d'audit, que vous réaliserez après la réunion. Votre grille d'audit sera donc votre support, et plus vous aurez été précis sur votre grille, plus vous mènerez votre réunion de clôture de manière efficace (et par la suite, le rapport d'audit;)). Pensez à relire la grille avant la réunion, faire le point avec les autres auditeurs si vous auditez en équipe, et mettre en évidence vos constatations, pour donner vos conclusions.

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Néanmoins, retenez bien que ce qui compte, c'est le mouvement logique qui vous permet de répondre aux interrogations possibles du lecteur ou des lecteurs du rapport. Formulez des préconisations Ce qui intéresse beaucoup les lecteurs, ce sont les préconisations, c'est-à-dire les propositions que vous faites pour améliorer les processus et les activités que vous avez pu évaluer. Les préconisations peuvent être de trois niveaux: stratégique, organisationnel ou opérationnel. Au niveau stratégique, vous mettez en avant une politique ou une orientation, comme: "Il semble intéressant de développer l'offre de formation sur les compétences support. Audit organisationnel exemple 2. En effet, l'entreprise dispose de compétences en interne... ". C'est une aide sur l'orientation globale, un chemin à suivre. À ce niveau, la préconisation peut sembler relativement générale, mais elle doit respecter un minimum de critères: Elle est argumentée, appuyée par des faits issus de l'audit. Elle est exploitable, c'est-à-dire que le lecteur pourra l'appliquer sans ambiguïté.

Enfin, une fois l'entretien réalisé, vient le moment du bouclage et de la synthèse, c'est-à-dire le temps de la communication. Là encore, quelques passages obligés: Lors du « bouclage », synthétisez et validez les points clefs de l'entretien, listez les documents énumérés pendant l'entretien (et définissez les délais de transmission de ceux-ci), présentez les étapes suivantes et les éventuels futurs échanges, avant de terminer en remerciant votre interlocuteur. Le compte-rendu de l'entretien, enfin, doit être rédigé rapidement après la fin de ce dernier et enregistré dans le dossier de la mission d'audit. La validation formelle de ce document par le participant permettra de donner un caractère probant aux informations collectées. 2 – Le diagramme de flux, pour schématiser vos processus L'objectif du diagramme de flux est de représenter graphiquement le déroulement d'un processus, c'est à dire d'un ensemble d'activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d'entrée en éléments de sortie (d'après la définition de la norme ISO 9000:2000).

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